Glossar

SOP Management Begriffe im Fokus

Abweichung
Eine Abweichung bedeutet, dass bei einem Audit ein Sachverhalt festgestellt wird, der nicht den Normforderungen entspricht.

Anforderung
Eine Anforderung ist eine in einem Dokument festgelegte, für die Organisation, ihre Kunden und andere interessierte Parteien üblicherweise vorausgesetzte oder verpflichtende Bedingung oder Erwartung. Anforderungen können von verschiedenen interessierten Parteien aufgestellt und nach ihrer spezifischen Anforderungsart benannt werden, z.B. Produktanforderung, Qualitätsmanagementanforderung oder Kundenanforderung.

Audit
Systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von Auditnachweisen und zu deren objektiver Auswertung. Bei diesem Prozess wird ermittelt, inwieweit die Auditkriterien erfüllt sind. Folgende Formen von Audits werden unterschieden:

  • Interne Audits oder so genannte „Erstparteien-Audits“ werden von oder im Namen der Organisation selbst für interne Zwecke durchgeführt und können die Grundlage für die eigene Konformitätserklärung der Organisation bilden.
  • Externe Audits werden allgemein „Zweit-“ oder „Drittparteien-Audits“ genannt. Zweitparteien-Audits werden von Parteien, die ein Interesse an der Organisation haben (z. B. Kunden) oder von Personen im Namen dieser Parteien durchgeführt. Drittparteien-Audits werden von externen unabhängigen Organisationen durchgeführt.

Auditor
Für die Durchführung eines Audits qualifizierte Person.

Auditteam
Qualifizierte Personen, welche ein Audit durchführen. Bei mehreren Personen wird üblicherweise ein Auditor als Leiter des Auditteams eingesetzt. Das Auditteam kann Sachkundige und in Ausbildung befindliche Auditoren umfassen und von passiven Beobachtern begleitet werden.

Auftraggeber
Die das Audit beantragende Person oder Organisation.
Der Auftraggeber kann sein:

  • Die auditierte Organisation selbst, die ihr eigenes QS-System auditieren lassen möchte;
  • Ein Kunde, der das QS-System eines Lieferanten durch seine eigenen Auditoren oder mit Hilfe einer dritten Partei auditieren will;
  • Eine unabhängige Institution, die befugt ist zu prüfen, ob das QS-System eine angemessene Überwachung der erzeugten Produkte einschließlich Dienstleistungen bietet. Dies sind beispielsweise Aufsichtsbehörden für Nahrungsmittel, Arzneimittel, kerntechnische Anlagen etc.;
  • Eine unabhängige Institution, die ein Audit durchführen soll zwecks Eintragung des QS-Systems der auditierten Organisation in ein Register.

Aufzeichnung
Eine Aufzeichnung ist ein Dokument, welches erzielte Ergebnisse darstellt oder einen Nachweis ausgeführter Tätigkeiten enthält. Aufzeichnungen dienen z. B. zur Darlegung von Rückverfolgbarkeit und zum Nachweis von Verifizierung, Vorbeugungs- und Korrekturmaßnahmen und bedürfen in der Regel nicht der Revisionslenkung.

Bestimmungsgemäßer Gebrauch / Zweckbestimmung
Anwendung eines Produkts, eines Verfahrens oder einer Leistung, wie sie in den durch den Hersteller gelieferten Spezifikationen, Anweisungen und Angaben beschrieben wird.

Bewertung
Eine Bewertung umfasst die Tätigkeit zur Ermittlung der Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit der betrachteten Einheit, um festgelegte Ziele zu erreichen. Beispiele für die Bewertung bestimmter Einheiten sind die Managementbewertung, Entwicklungsbewertung, Bewertung von Kundenanforderungen und Bewertung von Fehlern. Eine Bewertung kann auch die Ermittlung der Effizienz enthalten.

Dokument
Ein Dokument ist das Trägermedium für Informationen, z.B. Aufzeichnung, Spezifikation, Verfahrensdokument, Zeichnung, Bericht, Norm. Das Medium für ein Dokument kann ein Papier, eine Diskette oder CD, eine Fotografie, ein Bezugsmuster oder eine Kombination aus mehreren dieser Trägermedien sein. Ein Satz aus Dokumenten wird als „Dokumentation“ bezeichnet. Für alle Arten von Dokumenten gelten allgemeine Anforderungen (z. B. Anforderung nach Lesbarkeit) sowie spezielle Anforderungen für Spezifikationen (z. B. die Anforderung nach Lenkung durch Revision) und Aufzeichnungen (z. B. die Anforderung nach Abrufbarkeit).

Effizienz
Als Effizienz wird das Verhältnis zwischen dem erreichten Ergebnis und den eingesetzten Ressourcen bezeichnet.

Eigentum des Kunden
Neben der allgemeinen Definition von Eigentum kann auch das geistige Eigentum als Eigentum des Kunden verstanden werden (z. B. vertraulich übermittelte Informationen).

Entwicklung
Die Entwicklung umfasst mehrere Prozesse, welche Anforderungen in festgelegte Merkmale oder in die Spezifikation eines Produkts, eines Prozesses oder eines Systems umwandeln. Die Art des zu Entwickelnden kann näher bezeichnet werden, z. B. Produktentwicklung oder Prozessentwicklung.

Fähigkeit
Fähigkeit bezeichnet die Eignung einer Organisation, eines Systems oder eines Prozesses zur Realisierung eines Produkts, welches die festgelegten Anforderungen erfüllt.

Fehler / Nichtkonformität
Die Nichterfüllung von einem oder mehreren Qualitätsmerkmal(en) oder von Elementen eines Qualitätssicherungssystems von festgelegten Anforderungen.

Feststellung
Wird bei einem Audit ein Sachverhalt festgestellt, der nicht den definierten Regelungen entspricht und zugleich nicht von den Normforderungen abweicht, spricht man von einer Feststellung.

Freigabe
Eine Freigabe ist die Erlaubnis zur nächsten Stufe eines Prozesses überzugehen.

GxP
GxP bezeichnet zusammenfassend alle Richtlinien für „gute Arbeitspraxis“. Das „G“ steht für „Gut(e)“ und das „P“ für „Praxis“, das „x“ in der Mitte wird durch die jeweilige Abkürzung für den spezifischen Anwendungsbereich ersetzt. Z.B.:

  • Good Manufacturing Practice (GMP)
  • Good Distribution Practice (GDP)
  • Good Clinical Practice (GCP)
  • Good Clinical Laboratory Practice (GCLP)
  • Good Laboratory Practice (GLP)
  • Good Automated Manufacturing Practice (GAMP)

Information
Informationen sind bedeutungsvolle Daten.

Infrastruktur
Die Infrastruktur bezeichnet ein System von Einrichtungen, Ausrüstungen und Dienstleistungen, welches für den Betrieb einer Organisation erforderlich ist.

Interessierte Partei
Eine interessierte Partei ist eine Person oder eine Gruppe mit Interesse an der Leistung bzw. dem Erfolg einer Organisation. Interessierte Parteien sind z.B. Kunden, Eigentümer, Personen in einer Organisation, Lieferanten, Bankiers, Vereinigungen, Partner oder die Gesellschaft. Eine Gruppe kann sich aus einer Organisation, einem Teil davon oder aus mehreren Organisationen zusammensetzen.

Internes Audit
Ein internes Audit ist ein systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von Nachweisen und deren objektiver Auswertung um festzustellen, ob Auditkriterien erfüllt wurden.

Konformität
Erfüllung von Anforderungen.

Korrektur
Maßnahme zur Beseitigung eines erkannten Fehlers. Dies kann beispielsweise eine Nacharbeit oder eine Neueinstufung sein. Eine Korrektur kann im Zusammenhang mit einer Korrekturmaßnahme vorgenommen werden, d.h. zusammen mit einer Maßnahme zur Beseitigung der Ursache des Fehlers.

Korrekturmaßnahme
Maßnahme zur Beseitigung der Ursache eines erkannten Fehlers oder einer anderen, erkannten und unerwünschten Situation, wobei ein Fehler mehrere Ursachen haben kann. Im Unterschied zu Korrektur, welche einen erkannten Fehler nur beseitigt, wird eine Korrekturmaßnahme ergriffen um das erneute Auftreten eines Fehlers zu verhindern. Maßnahmen zur Verhinderung des Auftretens eines Fehlers werden als Vorbeugungsmaßnahmen bezeichnet.

Kunde
Eine Organisation oder Person, die ein Produkt entgegen nimmt, z. B. ein Verbraucher, Klient, Endanwender, Einzelhändler, Nutznießer und Käufer.

Kundenreklamation
Schriftliche, mündliche oder elektronische Mitteilung eines Kunden über Mängel bezüglich Identität, Qualität, Haltbarkeit, Zuverlässigkeit, Sicherheit oder Leistungsfähigkeit eines Medizinproduktes, welches in den Markt eingebracht wurde.

Kundenzufriedenheit
Als Kundenzufriedenheit ist die Wahrnehmung des Kunden, in welchem Grad seine Anforderungen erfüllt worden sind, zu verstehen. Ein üblicher Indikator für die Kundenunzufriedenheit sind Beschwerden des Kunden. Das Fehlen von Beschwerden bedeutet jedoch nicht unbedingt eine hohe Kundenzufriedenheit. Selbst wenn Kundenanforderungen mit dem Kunden vereinbart und diese erfüllt worden sind, ist damit nicht notwendigerweise die Kundenzufriedenheit sichergestellt.

Lieferant
Als Lieferant wird eine Organisation oder Person bezeichnet, welche ein Produkt bereitstellt, z. B. Hersteller, Vertriebseinrichtung, Einzelhändler, Verkäufer, Erbringer einer Dienstleistung oder Bereitsteller von Informationen. Ein Lieferant kann der Organisation angehören oder ein Außenstehender sein und in einer Vertragssituation als „Auftragnehmer“ bezeichnet werden.

LIMS
Labor-Informations- und Management-System

Management
Koordinierte Tätigkeiten zum Führen und Lenken einer Organisation. Wird der englische Begriff „Management“ auf Personen bezogen, sollte er zusammen mit einem Bestimmungswort verwendet werden, um Verwechslungen mit dem hier definierten Begriff „Management“ zu vermeiden. Beispielsweise ist die Formulierung „Das Management soll…“ abzulehnen; eindeutiger ist hier der Ausdruck „die oberste Leitung soll . . .“

Managementsystem
Ein Managementsystem ist ein System zur Festlegung von Politik und Zielen sowie zur Erreichung dieser Ziele. Eine Organisation kann verschiedene Managementsysteme einschließen, z. B. ein Qualitätsmanagementsystem, ein Finanzmanagementsystem oder ein Umweltmanagementsystem.

Mangel
Ein Mangel ist eine nichterfüllte Anforderung in Bezug auf einen beabsichtigten oder festgelegten Gebrauch. Der von einem Kunden beabsichtigte Gebrauch kann durch die Art der vom Lieferanten bereitgestellten Informationen, wie Gebrauchs- oder Instandhaltungsanweisungen, beeinträchtigt werden. Wegen der rechtlichen Bedeutung, insbesondere in Bezug auf Fragen der Produkthaftung, ist die Unterscheidung zwischen den beiden Begriffen Mangel und Fehler zu beachten. Die Bezeichnung „Mangel“ sollte daher nur mit Vorsicht verwendet werden.

Nachweis
Unter Nachweis sind quantitative oder qualitative Informationen, Aufzeichnungen oder Feststellungen zu verstehen, deren Richtigkeit bewiesen werden können. Ein Nachweis bestätigt die Existenz oder Wahrheit von Etwas und beruht auf Tatsachen, welche durch Beobachtung, Messung, Untersuchung oder durch andere Ermittlungsverfahren erbracht werden.

Neueinstufung
Änderung der Anspruchsklasse eines fehlerhaften Produkts, damit es Anforderungen erfüllt, die von den ursprünglichen Anforderungen abweichen.

Oberste Leitung
Einzelne Person oder Personengruppe, welche eine Organisation auf der obersten Ebene leitet und lenkt.

Organisation
Im Rahmen von Normen zu Qualitätsmanagementsystemen ist eine Organisation eine Gruppe von Personen und Einrichtungen mit einem geordneten Gefüge aus Verantwortungen, Befugnissen und Beziehungen. Eine Organisation kann öffentlich-rechtlich oder privatrechtlich sein. Beispiele für Organisationen sind Gesellschaften, Körperschaften, Firmen usw.

Organisationsstruktur
Die Organisationsstruktur ist ein geordnetes Gefüge von Verantwortungen, Befugnissen und Beziehungen zwischen Personen. Eine formale Darstellung der Organisationsstruktur ist oftmals in einem QM-Handbuch oder einem QM-Plan für ein Projekt angegeben, wobei der Anwendungsbereich einer Organisationsstruktur relevante Schnittstellen zu externen Organisationen einschließen kann.

Produkt
Ein Produkt ist das Ergebnis eines Prozesses. Die Qualitätssicherung konzentriert sich vor allem auf beabsichtigte Produkte.
Es werden vier anerkannte übergeordnete Produktkategorien unterschieden. Diese sind Dienstleistungen, Software, Hardware und verfahrenstechnische Produkte. Die meisten Produkte bestehen aus Elementen die verschiedenen Produktkategorien zugeordnet werden können, wobei es vom vorherrschenden Element abhängt, welcher Kategorie das Produkt nun zugeordnet wird.
Eine Dienstleistung ist das Ergebnis mindestens einer Tätigkeit, die an der Schnittstelle zwischen Lieferanten und Kunden ausgeführt wird und üblicherweise immateriell ist.
Software besteht aus Informationen. Diese Kategorie ist in der Regel immateriell und kann die Form von Herangehensweisen, Transaktionen oder Verfahren darstellen.
Hardware ist normalerweise materiell, wobei ihre Menge ein zählbares Merkmal darstellt.
Verfahrenstechnische Produkte sind in der Regel materiell, wobei ihre Menge ein kontinuierliches Merkmal darstellt. Hardware und verfahrenstechnische Produkte werden auch als Waren bezeichnet.

Projekt
Ein Projekt ist ein einmaliger Prozess, der aus mehreren aufeinander abgestimmten und gelenkten Tätigkeiten mit Anfangs- und Endterminen besteht. Ziel eines Projektes ist es, spezifische Anforderungen einschließlich Zeit-, Kosten- und Ressourcenbeschränkungen zu erfüllen. Bei einigen Projekten werden während des Projektverlaufs die Ziele verfeinert und die Produktmerkmale fortschreitend definiert. Das Ergebnis eines Projektes kann aus einer Einheit oder mehreren Einheiten von Produkten bestehen. Ein Einzelprojekt kann Teil einer größeren Projektstruktur sein.

Prozess
Ein Prozess besteht aus mehreren in Wechselbeziehung oder Wechselwirkung stehenden Tätigkeiten, welche Eingaben in Ergebnisse umwandeln. Die Eingaben für einen Prozess sind üblicherweise Ergebnisse aus anderen Prozessen. In der Regel werden die Prozesse in einer Organisation geplant und unter beherrschten Bedingungen durchgeführt, um Mehrwert zu schaffen. Ein Prozess, bei dem die Konformität des dabei erzeugten Produkts nicht in wirtschaftlicher Weise verifiziert werden kann, wird häufig als „spezieller Prozess“ bezeichnet.

Qualifikation
Die Qualifikation ist eine nachgewiesene Fähigkeit, Wissen und Fertigkeiten anzuwenden.

Qualifizierungsprozess
Der Qualifizierungsprozess dient der Darlegung von Fähigkeit, festgelegte Anforderungen zu erfüllen. Die Qualifizierung kann Personen, Produkte, Prozesse oder Systeme betreffen.

Qualität
Die Qualität ist der Grad, in dem mehrere inhärente Merkmale Anforderungen erfüllen. „Inhärent“ bedeutet „einer Einheit innewohnend“, insbesondere als ständiges Merkmal.

Qualitätsmanagement
Koordinierte Tätigkeiten zum Leiten und Lenken einer Organisation in Bezug auf die Qualität. Diese Tätigkeiten umfassen üblicherweise das Festlegen der Qualitätspolitik und der Qualitätsziele, die Qualitätsplanung, die Qualitätslenkung, die Qualitätssicherung und die Qualitätsverbesserung.
Qualitätsmanagement-Handbuch (QM-Handbuch) Dokumentation des Qualitätsmanagementsystems einer Organisation. QM-Handbücher können in Bezug auf die Detaillierung und Form an die Größe und Komplexität der Organisation angepasst sein.

Qualitätsmanagementsystem (QM-System)
Ein QM-System ist ein Managementsystem zum Leiten und Lenken einer Organisation in Hinblick auf die Qualität.

Qualitätsplanung
Die Qualitätsplanung ist der Teil des Qualitätsmanagements, welcher auf das Festlegen der Qualitätsziele und der notwendigen Ausführungsprozesse sowie der zugehörigen Ressourcen zur Erfüllung der Qualitätsziele gerichtet ist. Die Erstellung von QM-Plänen kann Teil der Qualitätsplanung sein.

Qualitätspolitik
Unter Qualitätspolitik sind die übergeordnete Absichten und Ausrichtungen einer Organisation zur Qualität zu verstehen, wie sie von der obersten Leitung formell ausgedrückt wurden. Im Allgemeinen steht die Qualitätspolitik mit der übergeordneten Politik der Organisation in Einklang und bildet den Rahmen für die Festlegung von Qualitätszielen. Als Grundlage für die Festlegung der Qualitätspolitik können die Qualitätsmanagementgrundsätze der Internationalen Norm dienen.

Qualitätssicherung
Die Qualitätssicherung ist der Teil des Qualitätsmanagements, welcher darauf ausgerichtet ist, dass Qualitätsanforderungen erfüllt werden. Qualitätssicherungssystem Das Qualitätssicherungssystem beinhaltet die Aufbauorganisation, Verantwortlichkeiten, Abläufe, Verfahren und Mittel zur Verwirklichung des Qualitätsmanagements und sollte nur den zum Erreichen der Qualitätsziele erforderlichen Umfang haben. Für vertragliche,
andere verbindliche und bewertende Zwecke kann eine Darlegung der Verwirklichung festgelegter Elemente im System verlangt werden.

Qualitätsverbesserung
Die Qualitätsverbesserung ist der Teil des Qualitätsmanagements, welcher auf die Erhöhung der Fähigkeit zur Erfüllung der Qualitätsanforderungen gerichtet ist, wobei die Anforderungen jeden beliebigen Aspekt, wie Wirksamkeit, Effizienz oder Rückverfolgbarkeit, betreffen können.

Qualitätsziel
Das in Bezug auf Qualität Angestrebte oder zu Erreichende. Generell beruhen die Qualitätsziele auf der Qualitätspolitik der Organisation und werden für die zutreffenden Funktionsbereiche und Ebenen in der Organisation festgelegt.

Risiko
Als Risiko wird die Kombination der Wahrscheinlichkeit des Auftretens eines Schadens und des Schweregrades dieses Schadens bezeichnet.

Risikoanalyse
Die Risikoanalyse ist eine systematische Auswertung verfügbarer Informationen, um Gefährdungen zu erkennen und Risiken abzuschätzen.

Risikobeurteilung
Die Risikobeurteilung ist das gesamte Verfahren, welches die Risikoanalyse und -bewertung umfasst.

Risikobewertung
Die Risikobewertung ist eine Beurteilung auf der Grundlage einer Risikoanalyse. Dabei geht es darum, ob auf der Basis der von der Gesellschaft anerkannten Werte ein vertretbares Risiko in einem gegebenen Zusammenhang erreicht worden ist.

Risikomanagement
Risikomanagement ist die systematische Anwendung von Managementgrundsätzen, Verfahren und Praktiken zur Analyse, Bewertung und Kontrolle von Risiken.

SOP
Standard Operating Procedures

Spezifikation
Als Spezifikation werden Dokumente bezeichnet, in denen Anforderungen angegeben sind. Eine Spezifikation kann sich auf Tätigkeiten oder auf Produkte beziehen, wie z. B. Prozessspezifikation, Testspezifikation, Produktspezifikation oder Leistungsspezifikation.

Test
Als Test wird das Ermitteln von Merkmalen nach einem bestimmten Verfahren verstanden.

Validierung
Eine Validierung bezeichnet die Bestätigung aufgrund einer Prüfung und die Bereitstellung eines objektiven Nachweises, dass die Anforderungen für einen bestimmten beabsichtigten Gebrauch oder Anwendung erfüllt worden sind, wobei die Anwendungsbedingungen echt oder simuliert sein können.

Verfahren
Das Verfahren beschreibt eine festgelegte Vorgehensweise, wie eine Tätigkeit oder ein Prozess auszuführen ist. In schriftlicher Form wird ein Verfahren in einem Verfahrensdokument niedergelegt und als „schriftlich niedergelegtes Verfahren“ oder „dokumentiertes Verfahren“ bezeichnet

Verifizierung
Die Verifizierung bezeichnet die Bestätigung aufgrund einer Untersuchung und die Bereitstellung eines Nachweises, dass festgelegte Vorgaben erfüllt worden sind.

Vorbeugungsmaßnahme
Eine Vorbeugungsmaßnahme wird ergriffen, um das Auftreten eines Fehlers zu verhindern und die Ursache eines möglichen Fehlers zu beseitigen. Eine Korrekturmaßnahme wird hingegen ergriffen, um das erneute Auftreten eines Fehlers zu verhindern.

Wirksamkeit
Ausdruck für das Ausmaß, in dem geplante Tätigkeiten verwirklicht und geplante Ergebnisse erreicht werden.

Zuverlässigkeit
Der Begriff „Zuverlässigkeit“ wird nur für allgemeine Beschreibungen in nichtquantitativem Sinn benutzt und beschreibt die Verfügbarkeit mit ihren Einflussfaktoren Funktionsfähigkeit, Instandhaltbarkeit und Instandhaltungsbereitschaft.

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