Case Study – Grieshaber Logistics Group AG

QM-Konzept bringt neue Kunden

Short Summary

Problem: QM-Anforderungen der Pharmabranche gelten nun auch für Logistik- Dienstleister. Manuelle Verwaltung von Dokumenten stieß an Grenzen.

Lösung: Einführung von SOP-Guard in allen Niederlassungen im In- und Ausland. Kontinuierliche Umstellung, Parallelbetrieb des bisherigen Verfahrens.

Ergebnis: Going Live von SOP-Guard Anfang 2014. Schnellere und sicherere Prozesse. Mehr Transparenz. Auditoren von Kunden schätzen das System. Gewinn neuer Kunden in der Pharmabranche auch dank den fortschrittlichen GDP-Prozessen.

Qualitätsmanagement als Wettbewerbsvorteil: Die Grieshaber Logistics Group AG gewinnt mittlerweile Ausschreibungen auch weil sie über ein gutes Qualitätsmanagement verfügt. Der Logistikdienstleister aus Südbaden setzte mit Hilfe von SOP-Guard sehr früh auf moderne QM-Prozesse und nimmt darum eine Vorreiterrolle in der Logistikbranche ein. Besonders Pharmakunden sollen vom Qualitätsmanagement des Logistikers angetan sein.

Qualitätsmanagement als Wettbewerbsvorteil: Die Grieshaber Logistics Group AG gewinnt mittlerweile Ausschreibungen auch weil sie über ein gutes Qualitätsmanagement verfügt. Der Logistikdienstleister aus Südbaden setzte mit Hilfe von SOP-Guard sehr früh auf moderne QM-Prozesse und nimmt darum eine Vorreiterrolle in der Logistikbranche ein. Besonders Pharmakunden sollen vom Qualitätsmanagement des Logistikers angetan sein.

Die in 2013 veröffentlichten EU-Richtlinien zum Thema Good Distribution Practice (GDP) lassen der Logistikbranche keine Wahl: Ihre Dienstleistungen unterliegen seitdem den gleichen Qualitätsanforderungen wie die Produktionsprozesse bei Ihren Kunden. Die Qualitätsrichtlinien wurden mit den neuen Regeln aus Brüssel auf die gesamte Supply-Chain ausgeweitet, die Verantwortung für Qualität und Produktsicherheit liegt nun auch bei den Dienstleistern. Besonders für Logistik- Dienstleister im Pharmabereich bedeutet das: Sie müssen in Sachen Qualitätsmanagement genauso gut aufgestellt sein, wie ihre Kun- den aus der Pharma- und Medizinbranche.

Wachstum in der Pharma-Branche

Im Dreiländereck zwischen Deutschland, Frankreich und der Schweiz hat das ein Unternehmen frühzeitig entdeckt. Die Grieshaber Logistics Group AG, seit 63 Jahren am Markt und mit sieben Standorten in der EU und in der Schweiz kein kleiner Player, hat sich vor einigen Jahren eine klare Wachstumsstrategie auf die Fahnen geschrieben: Die Pharma-Industrie in der Region soll als Kundenkreis strategisch erobert werden. Dazu war den Grieshaber-Firmenchefs in Bad Säckingen klar, dass es dazu mehr brauchte, als die bislang stets bestandene ISO-9001-Zertifizierung, berichtet Simone Dietz, Leiterin Quality & Regulatory Affairs bei der Grieshaber Logistics Group. Der Logistik-Dienstleister mit Sitz in Bad Säckingen an der Schweizer Grenze machte sich bereits 2012 daran, das Qualitätsmanagement auszubauen. Grieshaber hat unter anderem ein Capa- Management eingeführt, das Abweichungs- management verstärkt und für alle Prozesse ein Risikomanagement auf Basis von FMEA installiert. Gezielt hat man sich dabei auf Schwerpunkte innerhalb des QM konzentriert, um die wichtigsten Prozesse stabil zu implementieren. Mit Simone Dietz engagierte Grieshaber eine Apothekerin als Qualitätsmanagementbeauftragte. Auch in den Niederlassungen gibt es seitdem Qualitätsverantwortliche. Die frühe Arbeit hat sich gelohnt: Als die neuen GDP-Richtlinien der EU 2013 erscheinen sind, „stand für uns nichts Neues mehr drinnen“, sagt Dietz. „Alle Anforderungen waren ja angekündigt, wir hatten sie schon antizipiert und umgesetzt.“ Auch Kunden und Interessenten hatten damals bereits das Thema GDP immer mehr auf der Tagesordnung, berichtet Simone Dietz. „Der Trend zu einem klaren QM-Kurs war in der Branche immer deutlicher erkennbar. Es kristallisierte sich heraus, dass man es sich nicht mehr leisten kann, so etwas nicht zu haben.“ Für die Griesha- ber Logistics Group waren die Investiti- onen in das Qualitätsmanagement darum ein wichtiger Schritt, um sich vom Marktumfeld abzuheben und sich „einen Wettbewerbsvorteil“ zu verschaffen. Wichtiger Bestandteil eines modernen Qualitätsmanagements war auch für Grieshaber die effiziente Verwaltung von SOP-Dokumenten. Dazu gab es bei dem Mittelständler bislang eine makrogesteuerte Tabelle, in der jedes Dokument verzeichnet wurde. Und die Prozesse liefen so, wie in vielen Unternehmen – auch außerhalb der Logistikbranche: Dokumente wurden ausgedruckt, zwischen Stand- orten hin- und hergeschickt, handschriftlich unterschrieben, eingescannt und wieder archiviert. Der manuelle Prozess funktionierte, war aber schwerfällig, Schulungsnachweise ließen sich nur mit größerem Aufwand erstellen. Auch wegen der zwischenzeitlich hohen Anzahl an SOPs (ca. 1200 Dokumente) war der Prozess „am Rande des Machbaren“, erinnert sich Simone Dietz. Somit stand früh fest, dass die Dokumentenverwaltung künftig elektronisch erfolgen muss. Auf einer Messe hatte ein Kollege das Produkt SOP-Guard von aiti-works aus Graz kennengelernt und schlug die Lösung aus dem Nachbarland vor. Grieshaber verglich mehrere Produkte für das Management von SOP-Dokumenten und entschied sich für SOP-Guard. „SOP-Guard kam einfach von der Logik her dem Verfahren entgegen, wie wir es bislang schon genutzt haben“, begründet Dietz die Entscheidung für SOP-Guard. In mehreren Produktvor- führungen gefielen den Logistikern auch die selbsterklärende Funktionsweise und die leichte Bedienbarkeit der Software-Lösung aus Österreich.

„Wir haben auf Grund unserer Anstrengungen im Qualitätsmanagement nachweislich Ausschreibungen gewonnen.“

Simone Dietz
Leiterin Quality & Regulatory Affairs Grieshaber Logistics Group AG

„Fließender Übergang“

Parallel zur Implementierung von SOP-Guard hatte die Grieshaber Logistics Group das Unternehmenswachstum zu bewältigen. Innerhalb eines Jahres wurden zwei weitere Niederlassungen eröffnet, beispielsweise nahm man in Rheinfelden ein neues Logistiklager in Betrieb. Zudem hatte das Ausrollen von SOP-Guard via VPN seine Herausforderungen. Seit Anfang 2014 arbeitet SOP-Guard bei Grieshaber in allen Niederlassungen, die den Health-Care-Sektor bedienen. Derzeit wird in der französischen Niederlassung für aiti-works die zugrundeliegende Sprachdatenbank übersetzt, um SOP-Guard künftig auch von den französischsprachigen Mitarbeitern optimal nutzen zu können. Der übergang von der alten zur neuen Lösung läuft dabei fließend: Simone Dietz hat zusammen mit ihren QM-Kollegen alle Dokumente ins neue Dokumentenmanagementsystem übertragen, derzeit werden – so es die Kapazität erlaubt – mehr und mehr Mitarbeiter in SOP-Guard geschult. Natürlich wird dabei auch das „Neue“ erst einmal skeptisch beäugt, berichtet die QM- Beauftragte. Wer SOP-Guard aber einmal genutzt habe, erkenne den Vorteil. Dietz: „Wir sind alle überzeugt, dass es uns sehr viel Arbeit abnehmen wird.“ Steht heute etwa eine Prozessänderung an, handelt man bei der Grieshaber Logistics Group streng nach den Vorgaben in SOP-Guard: Die betroffenen SOPs werden herausgesucht, eventuelle Änderungen vorgenommen und danach auf den vorgeschriebenen Dokumentenworkflow geschickt, inklusive abschließender Schulung und elektronischer Schulungsbestätigung. Bei Änderungen habe man „einen klaren Geschwindigkeitsvorteil“, sagt Dietz. Dass der neue Prozess strenger ist als die alte Lösung mit auf Laufwerken gelagerten Dokumenten findet die Apothekerin optimal: „So ist garantiert, dass der Workflow nun jederzeit eingehalten wird.“

„Auditoren von Kunden sind begeistert“

Die Vorteile des hohen QM-Standards bei Grieshaber erkennt man mittlerweile nicht nur intern. Auditoren von Kunden etwa seien „begeistert“, erzählt Dietz. Auch Kollegen unter den Logistikern würden sich mit Interesse das anschauen, was man bei der Grieshaber Logistics Group („your supply chain partner“) aufgebaut hat. Im europä- ischen Verband der Healthcare-Logistiker etwa, dem EALTH, tausche man sich intensiv über QM-Fragen aus, erzählt Dietz. Der Verband setzt dabei Mindeststandards, an die sich alle Mitglieder zu halten hätten. Die Pharma-Spezialisten unter den Logistikern seien sich der Bedeutung des Themas QM bewusst, die einen seien gut aufgestellt, die anderen vielleicht noch nicht so weit. „Klar ist aber allen, dass das Thema weiter an Relevanz gewinnen wird.“

Kunden-Interesse an der QM-Strategie

Die Grieshaber Logistics Group teilt ihr QM-Wissen dabei auch mit Kunden. Nicht mit den direkten Pharmakunden, die das Thema kennen, sondern mit Kunden, die sich im Umfeld der Pharmabranche bewegen, etwa Medizingerätehersteller. Diese Kunden schauen sich beim Unternehmen an, was sie für ihre interne Logistik an Qualitätsmaßnahmen übernehmen können. Dietz: „Wir helfen da gerne mit Expertise weiter.“ Unbestritten hat sich für die Südbadener die Arbeit in Sachen QM gelohnt: „Wir haben auf Grund unserer Anstrengungen in diesem Bereich schon nachweislich Ausschrei- bungen gewonnen“, sagt Simone Dietz.
Die Kunden schätzten dieses Engagement ihres Logistik-Dienstleisters, auch weil es ihre eigenen Produkte besser und sicherer macht. Für die Grieshaber Logistics Group ist die Wachstumsstrategie darum aufgegangen. Das Qualitätsmanagement und die entsprechenden SOP-Prozesse inklusive SOP-Guard bedienen darum nicht nur die Grieshaber-Geschäftseinheit Healthcare Solutions, sondern auch den Bereich Industry Solutions. Dietz: „Wir wollten vom Anfang an ein Qualitätsmanagement, das beide Unternehmensbereiche abdeckt. Die unterschiedlichen Kundenanforderungen und die verschiedenen gesetzlichen Bedingen setzen wir mit einem harmonisierten QM-System, unter anderem mit Hilfe von SOP-Guard, um.“

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