Regulatorische Vorgaben

SOP-Guard steht für einfache Umsetzung von vorgeschriebenen Regulatorien

Die Verwaltung der Dokumentation ist in einem Qualitätsmanagementsystem (QM-System) gemäß GxP Richtlinien (GLP, GMP, GDP, GCP) unabdingbar. Die erforderlichen Unterlagen und deren Administration stellen ein Kernstück dieser QM-Systeme dar. Die Anforderungen an die Dokumentation sind in vielen Regelwerken sehr genau beschrieben und stellen somit die Rahmenbedingungen für den operativen Einsatz im Unternehmen dar.
Nachfolgend sind die wichtigsten regulatorischen Vorgaben an die konforme Verwaltung von Dokumenten und Aufzeichnungen angeführt:

aus EU GMP-Richtlinie, Kapitel 4: Dokumentation

(1) Jeder Hersteller muss über ein Dokumentationssystem mit Spezifikationen, Herstellungsvorschriften, Verarbeitungs- und Verpackungsanweisungen sowie Verfahrensbeschreibungen und Protokollen über die jeweils ausgeführten Herstellungsvorgängen verfügen. Die Unterlagen müssen klar und deutlich, fehlerfrei und auf dem neuesten Stand sein. Neben den speziellen Unterlagen über die Herstellung jeder Charge liegen vorher erstellte Vorschriften für allgemeine Herstellungsvorgänge und -bedingungen schriftlich vorliegen. Die Gesamtheit dieser Unterlagen muss die Rückverfolgung des Werdegangs jeder Charge ermöglichen. Die chargenbezogenen Unterlagen müssen mindestens ein Jahr über das Verfalldatum der Chargen und mindestens fünf Jahre über das Ausstellen der Bescheinigung gemäß Artikel 30 Absatz 2 der Richtlinie 81/851/EWG hinaus aufbewahrt werden.
Good manufacturing practice (GMP) Guidelines (englisch)

aus dem EU GMP-Leitfaden, Teil I:

1.2 (iv) Anweisungen und Verfahrensbeschreibungen sind als Vorschriften in klarer und eindeutiger Sprache schriftlich abgefasst und gelten speziell für die vorhandenen Anlagen;…

Kapitel 4, Grundsätze

… Es sollten geeignete Kontrollen durchgeführt werden, um die Richtigkeit, Vollständigkeit, Verfügbarkeit und Lesbarkeit von Dokumenten zu gewährleisten. Anweisungsdokumente sollten fehlerfrei sein und in schriftlicher Form vorliegen. „Schriftlich“ heißt auf Medien aufgezeichnet oder dokumentiert, von denen Daten in einer für den Menschen lesbaren Form wiedergegeben werden können. …
4.1 Alle Dokumenttypen sollten definiert und eingehalten werden. Die Anforderungen gelten gleichermaßen für alle Formen von Dokument-Medientypen. … Beziehungen und Kontrollmaßnahmen für Masterdokumente, amtliche Fassungen, Datenverarbeitung und Protokolle sind sowohl für Hybrid- als auch für homogene Systeme anzugeben. Bei elektronischen Dokumenten, wie beispielsweise Vorlagen, Formularen und Masterdokumenten sollten geeignete Kontrollen erfolgen. …
4.2 Dokumente sollten sorgfältig konzipiert, erstellt, überprüft und verteilt werden. Sie sollten den entsprechenden Teilen der Produktspezifikationen, der Herstellungserlaubnis und der Zulassungsunterlagen entsprechen. Die Erstellung von Vervielfältigungen der Originalunterlagen als Arbeitsunterlagen darf nicht zu Fehlern führen.
4.3 Dokumente, die Anweisungen beinhalten, sollten von geeigneten und befugten Personen genehmigt, unterzeichnet und datiert werden. Dokumente sollten unmissverständliche Inhalte haben und eindeutig zu identifizieren sein. Der Zeitpunkt des Wirksamwerdens sollte festgelegt sein.
4.4 Dokumente, die Anweisungen enthalten, sollten übersichtlich angelegt und leicht zu kontrollieren sein. Stil und Sprache der Dokumente sollten dem vorgesehenen Zweck entsprechen. SOPs, Arbeitsanweisungen und Methoden sollten klar und verbindlich formuliert sein.
4.5 Dokumente im Rahmen des Qualitätsmanagementsystems sollten regelmäßig überprüft und auf dem neuesten Stand gehalten werden.
EU GMP-Leitfaden (deutsch)

aus EU GMP-Leitfaden, Teil II: GMP Mindestanforderungen für Wirkstoffe

Abschnitt 2: Qualitätsmanagement
2.11 Jeder Hersteller sollte ein effektives Qualitätsmanagementsystem erstellen, dokumentieren und umsetzen, an dem das Management und das entsprechende Herstellungspersonal aktiv beteiligt sind.
2.12 Das Qualitätsmanagementsystem sollte die Organisationsstruktur, Verfahren, Prozesse und Ressourcen sowie alle Aktivitäten umfassen, die notwendig sind, um sicherzustellen, dass der Wirkstoff die vorgesehenen Spezifikationen für Qualität und Reinheit erfüllt. Alle qualitätsrelevanten Aktivitäten sollten definiert und dokumentiert werden.…
2.21 Die Qualitäts(sicherungs)einheit(en) sollte(n) sämtliche qualitätsrelevanten Dokumente überprüfen und genehmigen.
2.22 Die Hauptverantwortlichkeiten der unabhängigen Qualitäts(sicherungs)einheit(en) sollten nicht delegiert werden. Diese Verantwortlichkeiten sollten schriftlich niedergelegt werden und folgende Punkte, auf die sie jedoch nicht beschränkt sein müssen, umfassen: …..6. Genehmigung aller Verfahren, die die Qualität der Zwischenprodukte oder Wirkstoffe beeinflussen…

aus EU GMP-Leitfaden, Teil II: GMP Mindestanforderungen für Wirkstoffe

Abschnitt 6.1 Dokumentationssysteme und Spezifikationen
6.10 Alle mit der Herstellung von Zwischenprodukten oder Wirkstoffen verbundenen Dokumente sollten gemäß schriftlich festgelegten Verfahren erstellt, überprüft, genehmigt und verteilt werden. Diese Dokumente können in Papierform oder elektronisch erstellt werden.
6.11 Das Ausstellen, Überarbeiten, Ersetzen und Einziehen sämtlicher Dokumente sollte kontrolliert und zu jedem Dokument eine Überarbeitungshistorie geführt werden.

aus Arzneimittel- und Wirkstoffherstellungsverordnung (AMWHV):

Abschnitt 2 (Allgemeine Anforderungen)
§ 10 Allgemeine Dokumentation

(1) Betriebe und Einrichtungen müssen ein Dokumentationssystem entsprechend der jeweils durchgeführten Tätigkeiten unterhalten. Die Gesamtheit der Unterlagen muss die Rückverfolgung des Werdegangs und des Inverkehrbringens jeder Charge sowie der im Verlauf der Entwicklung eines Prüfpräparats vorgenommenen Änderungen ermöglichen. Die Unterlagen müssen klar und deutlich, fehlerfrei und auf dem neuesten Stand sein. Der ursprüngliche Inhalt einer Eintragung darf nicht unleserlich gemacht werden. Es dürfen keine Veränderungen vorgenommen werden, die nicht erkennen lassen, ob sie bei der ursprünglichen Eintragung oder erst später gemacht worden sind. Die Unterlagen dürfen nur dafür autorisierten Personen zugänglich sein.
(2) Werden die Aufzeichnungen mit elektronischen, fotographischen oder anderen Datenverarbeitungssystemen gemacht, ist das System ausreichend zu validieren. Es muss mindestens sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können. Die gespeicherten Daten müssen gegen Verlust und Beschädigung geschützt werden. Wird ein System zur automatischen Datenverarbeitung oder -übertragung eingesetzt, so genügt statt der eigenhändigen Unterschrift der jeweils verantwortlichen Personen deren Namenswiedergabe, wenn in geeigneter Weise sichergestellt ist, dass nur befugte Personen die Bestätigung über die ordnungsgemäße Ausführung der jeweiligen Tätigkeiten vornehmen können.
Arzneimittel- und Wirkstoffherstellungsverordnung (deutsch)

Anhang ChemG 1 (zu § 19a Abs. 1) Grundsätze der Guten Laborpraxis (GLP)

Abschnitt 2, Punkt 7: Standardarbeitsanweisungen (Standard Operating Procedures, SOPs)
(1)Eine Prüfeinrichtung muss über schriftliche Standardarbeitsanweisungen verfügen, die von ihrer Leitung genehmigt und dafür vorgesehen sind, die Qualität und Zuverlässigkeit der im Verlauf der Prüfung in der Prüfeinrichtung gewonnenen Daten zu gewährleisten. Auch die überarbeiteten Versionen der Standardarbeitsanweisungen sind von der Leitung der Prüfeinrichtung zu genehmigen.
(2)Jeder einzelnen Arbeitseinheit und jedem einzelnen Arbeitsbereich der Prüfeinrichtung müssen die für die dort durchgeführten Arbeiten relevanten Standardarbeitsanweisungen in aktueller Version unmittelbar zur Verfügung stehen. Veröffentlichte Fachbücher, analytische Methoden und Fachartikel sowie Bedienungsanleitungen können als Ergänzung zu diesen Standardanweisungen verwendet werden.

Anhang ChemG 1 (zu § 19a Abs. 1) Grundsätze der Guten Laborpraxis (GLP) (deutsch)

ICH-Richtlinie Q10 Pharmaceutical Quality System:

Absatz 2.1:
Die Geschäftsleitung trägt die endgültige Verantwortung dafür, sicher zu stellen, dass ein effektives pharmazeutisches Qualitätssystem zur Erreichung der Qualitätsziele vorhanden ist, und dass die Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse definiert, kommuniziert und innerhalb des gesamten Unternehmens umgesetzt werden. …
Absatz 2.4a:
Das Management soll adäquate und angemessene Ressourcen bereitstellen (Personal, Finanzen, Materialien, Einrichtungen und Ausrüstung), damit das pharmazeutische Qualitätssystem umgesetzt und aufrechterhalten und seine Effektivität ständig verbessert werden kann. ..
Absatz 2.6a
Die Geschäftsleitung soll in Form einer Managementbewertung für die Lenkung des pharmazeutischen Qualitätssystems verantwortlich sein, um dessen fortlaufende Eignung und Wirksamkeit sicher zu stellen. …

ICH-Richtlinie 10 Pharmaceutical Quality System

EU-Leitlinien vom 7.3.2013 für die gute Vertriebspraxis von Humanarzneimitteln, Kapitel 4: Dokumentation

Absatz 4.1:
Gute Dokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil des Qualitätssicherungssystems. Eine schriftliche Dokumentation vermeidet Irrtümer, die sich in die mündliche Kommunikation einschleichen können, und ermöglicht es, die relevanten Arbeitsgänge beim Vertrieb von Arzneimitteln nachzuvollziehen.
Absatz 4.2:
… Es sollte darauf geachtet werden, dass nur gültige und genehmigte Verfahren angewendet werden. Der Inhalt der Unterlagen sollte eindeutig sein; Titel, Art und Zweck sollten klar angegeben sein. Sie sollten regelmäßig überprüft und stets auf dem neuesten Stand gehalten werden. Bei den Verfahren sollte eine Versionskontrolle angewendet werden. Nach überarbeitung eines Dokuments sollte ein System sicherstellen, dass nicht aus Versehen nicht mehr gültige Versionen verwendet werden. Nicht mehr gültige oder überholte Verfahren sollten von den Arbeitsplätzen entfernt und archiviert werden. …

EU Leitlinie für die gute Vertriebspraxis von Humanarzneimitteln (deutsch)

SOPRegulatorische Vorgaben