Ihre Vorteile auf einen Blick

Steigern Sie die Effizienz Ihrer administrativen Tätigkeiten!

Immense Arbeitserleichterung mit SOP-Guard

Produktleistung

Ihr Nutzen

Ihr Vorteil

Highlights

100% elektronische Verwaltung von Dokumenten im regulierten Bereich
  • Minimierung des Zeitaufwandes für die Verwaltung des QM-Systems
  • Wegfall von Papierdokumenten

 

  • Gewonnene Zeit steht zur weiteren produktiven Nutzung zur Verfügung
  • Einsparung von Kosten
  • Reduktion des administrativen Aufwands
  • Globales Monitoring mit zeitgerechten Korrekturen

 

  • Keine zeitintensiven papierbasierten Abläufe
  • Keine Führung von Kontrolllisten ist mehr notwendig
  • Eliminierung von unnötigen parallelen Prozessen

 

Strukturierte  und einheitliche Schulungsverwaltung
  • Erfolgskontrollen
  • Adaptive Schulungsplanung
  • Aktuelle Übersicht der offenen Schulungen und der betroffenen Benutzer
  • Keine Verwendung von Dokumenten ohne vorausgehender Schulung
  • Personalisierte Schulungsdokumentation inklusive Zertifikat
  • Erfüllung regulatorischer Anforderungen an Dokumentschulungen
  • Integration von Mitarbeitern ohne PC-Zugang
  • Wegfall einer parallelen manuellen Schulungsdokumentation
  • Sicherstellung der Schulungspflicht
  • Definition und Monitoring von Schulungsgruppen
  • Individuelle elektronische Leseschulung inklusive Erfolgskontrollen
  • Übersichtlicher Schulungsstatus aus Sicht des Dokuments, des Benutzers und der Schulungsgruppe
  • Individuelle Schulungszeiträume

 

 

 

 

 

  Benutzerverwaltung
  • Integrierte  Benutzerverwaltung
  • Anbindung an bestehende Benutzerverzeichnisdienste z.b. Active Directory mittels LDAP
  • Eigenständige Verwaltung der Benutzerrechte in der Fachabteilung
  • Einfache Integration von verbundenen Unternehmen
  • Zentrales System für den standort- und firmenübergreifenden Einsatz
  • Eingliederung von externen Benutzern
  • Korrekte Abbildung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
  • Berücksichtigung von zeitlich befristeten Mitarbeitern z.b. Praktikanten
  • Rasche Zuordnung von Mitarbeitern bei Abteilungswechsel
  • Zugriff nur durch autorisierte Benutzer
  • Authentifizierung Benutzer/Passwort
  • Jeder Benutzer sieht genau das was er sehen muss

 

Prozesssicherheit 
  • Geforderte Fristen werden systemtechnisch vorgegeben
  • Definierte Schritte bis zur Genehmigung und Freigabe von Dokumenten
  • Verteilung an die richtige Zielgruppe auf Knopfdruck
  • Elektronische Unterschriften nach 21CFR Part 11
  • Jede Aktion im System ist nachvollzieh- und verfolgbar  (Audit-Trail)
  • Versionskontrolle aller Dokumente, Formulare und erfassten Daten
  • Erfüllung gesetzlicher Vorschriften, Compliance mit geforderten Regularien
  • Standardisierte Arbeitsabläufe für Dokumente
  • Praxisnahe Abbildung von GxP Prozessen
  • SOP-Guard orientiert sich an Ihren bestehenden Prozessen und bildete diese ab
  • Kein zeit- und kostenintensives Customizing notwendig
  • Reduktion der Prozessdurchlaufkosten bis zu 90%
  • Optimale Überwachung aller Prozesse
  • Alle Benutzer verwenden zu jedem Zeitpunkt die aktuellste Dokumentversion
  • Erinnerungsfunktion für Dokumentrevisionen
  • Zeitlimits für Aufgabenerledigung inkl. Eskalationsstufen
  • Keine Neudefinition von Abläufen und Prozessen
  • Wegfall von manuell geführten Listen und Dokumentationen z.b. Revisionsliste
  • Möglichkeit für rechtzeitige korrigierende Eingriffe

 

Bedienbarkeit des Systems
  • Einheitliche und übersichtliche Bedienungsoberfläche für alle Benutzer
  • Überblick in Echtzeit

 

  • Intuitive Eingabemasken
  • Selbsterklärende Menüführung
  • für viele Anwendertypen konzipiert
  • Anwender können innerhalb von wenigen Stunden produktiv arbeiten
  • Kurzer Zeitraum von der Einführung bis hin zur produktiven Nutzung des Systems
  • Wegfall von kosten- und zeitintensiven Schulungsworkshops
Validierung
  • SOP-Guard ist als Produkt gemäß GAMP5 vollumfänglich validiert
  • Umfangreiche Validierungsdokumentation vorhanden
  • SOP-Guard ist gemäß GAMP5 als Kategorie 3 Produkt zu behandeln
  • Geringer Aufwand für eigene Validierungstätigkeiten
  • Bereitstellung von Installationsdokumentation
  • Zahlreiche Testfalldokumente verfügbar
  • Validierungsunterstützung durch den Hersteller
Echtzeit Verfügbarkeit  mittels Webtechnologie
  • Zugriff immer und überall
  • Eingaben werden auf Knopfdruck aktiviert
  • Zentrale Datenhaltung
  • Keine aufwendige Client-Installationen notwendig
  • Schnelle Verfügbarkeit von Dokumenten und Daten
  • Lauffähig auf gängigen mobilen Geräten z.b. Tablets & Smartphones
  • SOP-Guard im Stil einer Desktopanwendung
  • Keine manuellen Updates notwendig
  • Freie Auswahl bezüglich Browser und Betriebssystem

 

Flexible Dokumentenformate
  • Flexible Wahl des Dateiformates für Hauptdokumente, Anlagen und Anhänge

 

  • Verwenden Sie Word, Excel, PDF oder andere Formate je nach Belieben
  • Interne Dokumente mittels integriertem Editor
  • Das Hochladen, Anhängen und die Ausgabe der Dokumente in verschiedenen Formaten ist möglich

 

Kontrolliertes Drucken
  • Druck für täglichen Betrieb mit integrierten Wasserzeichen zur Anzeige des Dokumentenstatus
  • Unterdrückung Druckfunktionalität
  • Reduktion von Papier und damit verbundene nachhaltige Umweltschonung
  • Ausschließlich gültige Dokumentversionen sind für den Lesebenutzer zum Druck verfügbar
  • Druck für Archiv
  • Druck für Audit
  • Druck für autorisierte Kopien

 

DOC-Pool Review
  • Nachweisbare Durchführung und Verfolgung von Dokumentenreviews
  • Benachrichtigung via Email an alle definierten Teilnehmer eines anstehenden Pool Reviews
  • Automatisierte Überwachung bezüglich Beginn und Ende eines Pool Reviews

 

  • Einarbeitung eigener Kommentare im Zuge des Pool Reviews
  • Mehrere Dokumententeile können gleichzeitig kommentiert werden

 

DOC-Ausgabe
  • Realisierung der Verwaltung bezüglich der Ausgabe von kontrollierten Kopien
  • Sicherheit in der Verwendung von  autorisierten Kopien
  • Nachvollziehbarkeit bei der internen und externen Weitergabe von Dokumenten
 DOC-Listen
  • Zuordnung von beliebig vielen Dokumenten zu einer DOC-Liste
  • Zuordnung einer DOC-Liste zu beliebig vielen Informationsbeteiligten

 

  • Inhalt und Änderungen aus verschiedenen Dokumenten werden in einer DOC-Liste gebündelt und übersichtlich dargestellt
  • Automatisierte Benachrichtigung bei Änderungen einer DOC-Liste an die definierten Benutzer
  • Zusammenfassen aller Dokumente bezüglich eines Themenbereiches
DOC-Import
  • Einbringen von   Dokumenten die keinen vollständigen Workflow benötigen
  • Schnelle Aktivierung von Dokumenten
  • Eine Dokumentenschulung mit Erfolgskontrolle ist optional aktivierbar
  • Migration von bestehenden Dokumenten
  • Integration von Dokumenten ohne Unterschriften
SOPIhre Vorteile auf einen Blick