Case Study – Chiesi Pharmaceuticals GmbH

Roll-Out nach Osteuropa

Short Summary

Problem:  Nach der Osteuropa-Zentrale in Wien sollen auch sechs weitere Länder eine moderne SOP-Dokumentverwaltung bekommen.

Lösung: Roll-Out von SOP-Guard in die Länder. Die Standardsprachen deutsch und englisch reichen aus, die Software lernt einige neue Schriftzeichen.

Ergebnis: Rechtssichere SOP-Verwaltung in der gesamten Fläche, alle Vorgänge werden bestätigt und protokolliert.

Zunächst in Österreich eingeführt und anschließend in sechs osteuropäische Dependancen exportiert: Die Chiesi Pharmaceuticals GmbH
hat nach der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems in
der Wiener Zentrale auch sechs Länder-Niederlassungen mit der Lö-
sung ausgestattet. Seitdem ist garantiert, dass auch in diesen Ländern
Dokumente einfacher und rechtssicher verwaltet werden. Der technische Rollout von SOP-Guard war dabei eine Kleinigkeit, berichtet man
in Wien, aufwendig jedoch war es, die Nutzer-Rollen in den Niederlassungen zu defiieren.

Es ist nicht die Regel, dass Führungskräfte an Software-Lösungen Gefallen finden, die dem Unternehmen gewisse Verfahren vorschreiben. Im Fall der Chiesi-Niederlassung in Wien war das anders, berichtet Mag. pharm. Georg E. Schmidt. Die Geschäftsführung des Wiener Ablegers des italienischen Pharmakonzerns sei „hochbegeistert“ gewesen, nachdem SOP-Guard bei Chiesi in Wien eingeführt war. Also sollten auch die sechs Niederlassungen in Slowenien, Ungarn, Rumänien, Bulgarien, Slowakei und Tschechien von der schlanken Softwarelösung der aiti-works GmbH profitieren. Eineinhalb Jahre später war es soweit. Zuletzt ging SOP-Guard Anfang 2017 in Bulgarien live. Georg Schmidt und Quality Managerin Mag. Astrid Obereigner sind heute zufrieden: Alle  sechs Länder und damit 26 Chiesi-Märkte haben nun eine rechtssichere Dokumentenverwaltung, die sicherstellt, dass die richtigen Dokumente die richtigen Adressaten erreichen, dass die Inhalte gelesen werden und – fast das Wichtigste – alle Vorgänge ordentlich protokolliert sind. Audit-Kritik an dem Dokumentenmanagement sollte damit in den Niederlassungen der Vergangenheit angehören.

Dokumentenverwaltung unübersichtlich

2012 befand sich Chiesi in Wien dort, wo irgendwann viele Unternehmen stehen. Nach einer Wachstumsperiode wurde die papierbasierte Dokumentenverwaltung unübersichtlich. Man fand schnell Gefallen an SOP-Guard, einer wie man fand „über

„SOP-Guard ist einfach zu bedienen und schnell zu verstehen.
Das hat den Roll-Out in sechs osteuropäische Länder
erheblich vereinfacht.“

Mag. pharm. Georg E. Schmidt
Head of Group Pharmaceutical Affairs
Chiesi Pharmaceuticals GmbH

sichtlichen und bedienerfreundlichen Lösung“ made in Austria. Astrid Obereigner gefiel, dass SOP-Guard auch vorbereitete Validierungsdokumente mitgeliefert hat. „Das hat uns einiges an Arbeit erspart.“ SOP-Guard hielt in der Wiener Chiesi-Zentrale für Mittel- und Osteuropa Einzug, auch wenn in der italienischen Zentrale ein viel mächtigeres Tool zum Einsatz kam. „SOP-Guard passt gut
zu unseren Anforderungen und das Nebeneinander beider DMS funktioniert gut“, sagt Georg Schmidt.

Vorteil auch für Außendienstler

In Wien brachte man von 2013 an zunächst alle Dokumente aus dem Qualitätsmanagement online. Stück für Stück kamen mehr Dokumente-Typen hinzu: Compliance-Unterlagen, Sicherheitsunterweisungen, Betriebsvereinbarungen, Fuhrparkrichtlinien, Brandschutzanordnungen, interne Kontaktlisten. Eine großer Schritt nach vorn war die Integration von Fach- und Gebrauchsinformationen der pharmazeutischen Produkte in SOPGuard: Gerade die 40 Außendienstmitarbeiter in Österreich hatten fortan die Gewissheit, mit ihren Tablet-PCs stets auf die aktuellsten Produktdokumente zuzugreifen. Sie wurden mit der Einführung von SOP-Guard ohnehin besser denn je mit Wien verknüpft, denn sie arbeiten im ganzen Land verteilt, manche von ihnen schauen nur einmal im Jahr im Headquarter in der Hauptstadt vorbei.

Ausbau um weitere Inhalte

Im Jahr 2016 hat Chiesi SOP-Guard um Schulungsinhalte erweitert. Schulungsunterlagen werden seitdem online zur Verfügung
gestellt, sie enthalten auch einen Test mit Nachweisfunktion. Ein Wartungsintervall von einem Jahr sorgt dafür, dass die Schulung rechtzeitig wiederholt wird. Astrid Obereigner: „Das System betreut das Thema Schulung nun umfassend, wir brauchen uns kaum noch darum zu kümmern.“ Als letzte Erweiterung kam unlängst die Dokumentation des Veranstaltungs-Sponsorings hinzu. In Wien kann man nun genau nachvollziehen, welche Veranstaltung in welcher Höhe gesponsert wird und wer die Beträge freigegeben hat.

Expansion keine Herausforderung

Die 2015 in Angriff genommene Expansion nach Osteuropa war technisch keine Herausforderung, berichtet Georg Schmidt. Der Server blieb in Wien, SOP-Guard wird als Intranet-Anwendung in die Niederlassungen ausgeliefert. Bei der Sprache entschied man sich bei Chiesi schnell gegen ein aufwendiges Übersetzen in die einzelnen Landessprachen, die vorhandenen SOP-Guard-Sprachen deutsch und englisch tun es seitdem auch, berichtet Schmidt. Besonderheiten bei den Textzeichen in den osteuropäischen Dokumenten seien zügig von aiti-works

umgesetzt worden, lobt der Head of Group Pharmaceutical Affairs.

Nutzer-Konzept musste erstellt werden

Arbeitsreich war es hingegen, in den Depandancen eine Nutzer-Struktur zu formulieren. Wer darf was sehen, was passiert mit Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen? Diese Themen mussten von Land zu Land vor Ort besprochen werden, was seine Zeit gekostet hat. Chiesi entschied sich dabei, mit dem größten (schwierigsten) und dem kleinsten (einfachsten) Land anzufangen. Also wurde SOP-Guard zunächst in Ungarn und Slowenien eingeführt. Mit den Erfahrungen dieser beiden „Best and ComplexCases“ ging es dann in die anderen vier Länder. Insgesamt eineinhalb Jahre brauchte man für den gesamten Osteuropa-Rollout,  250 Mitarbeiter verwalten seitdem in Wien und Osteuropa 400 Dokumente.

Schulungen fallen kurz aus

Der Export der Lösung sollte keine Einbahnstraße sein, berichtet Astrid Obereigner. Lokale Admins wurden in den Stand versetzt, ihre Länder selbständig zu verwalten. Dazu brauchte es Schulungen vor Ort. Etwa eine Woche hat es nach ihren Angaben gebraucht, um die Admins in einem
Land SOP-Guard-fi zu machen. Die gute Bedienerfreundlichkeit der Software mit ihrem Aufgaben-Cockpit und der AmpelOptik hätten dabei sehr geholfen. Reine Lese-Anwender, die in den Niederlassungen die Mehrheit stellen, würden die Software „binnen einer Viertelstunde“ verstehen. Und
die hauseigene IT möge SOP-Guard auch – „weil sie kaum etwas damit zu tun hat“. Mit der Nutzung der Lösung in den Niederlassungen ist man in der Osteuropa-Zentrale zufrieden. Natürlich gebe es von Land zu Land Unterschiede bei der Intensität, aber man könne nun sicher sein, dass globale Dokumente auch in diesen Ländern „ordentlich distribuiert werden“, sagt Georg Schmidt. Klagen gab es nach der Einführung sehr wenige, berichten Schmidt und Obereigner, die auch Ansprechpartner in Sachen Support sind. Das Produkt arbeite fehlerfrei, von den Usern hören die Wiener nur, wenn diese nach dreimaliger Falscheingabe ein neues Login-Kennwort brauchen. Und das, sagten Schmidt und Obereigner, sei ja kein
schlechtes Zeichen, denn es zeige, dass die Software genutzt werde.

Zusammenarbeit funktioniert gut

Mit der Zusammenarbeit mit aiti-works ist man bei Chiesi in Wien auch zufrieden. Äußert man bei Chiesi den Wunsch nach einer Produktverbesserung, würde diese flott umgesetzt, lobt Georg Schmidt. Das sei denn auch ein Grund dafür, dass man seit dem Beginn der Partnerschaft noch nicht das Bedürfnis verspürt hat, sich nach einem anderen Produkt umzusehen.

Katharina StadlerCase Study – Chiesi Pharmaceuticals GmbH