Case Study – Ursapharm GmbH

„Lauter leuchtende Augen“

Short Summary

Problem: Die SOP-Dokumentverwaltung wurde kompliziert. Klassische Dokumentenmanagement-Software war ungeeignet.

Lösung: Einführung von SOP-Guard on premise. Rund 500 Anwender aus nahezu allen Fachbereichen.

Ergebnis: Lückenlose SOP-Verwaltung, viel Freude bei den Mitarbeitern und eine große Arbeitserleichterung bei Audits und Validierungen.

 Fehlerfreie Dokumentverwaltung, hohe Transparenz und viel einfachere Audits: Die IT-Leitung der Ursapharm Arzneimittel GmbH bewertet
die Einführung von SOP-Guard als großen Qualitätssprung. Klassische
Dokumentenmanagement-Systeme seien gegenüber der Speziallö-
sung aus Österreich nicht anwenderfreundlich und würden die
Feinheiten der SOP-Dokumenteverwaltung nicht abdecken.

Es gab einen Moment, in dem Ivica Saricendgültig bewusst wurde, dass es so nicht weitergehen kann. Ein SOP-Dokument hatte 40 Seiten und auf jeder Seite sollte der IT-Leiter der Ursapharm Arzneimittel GmbH seine Unterschrift setzen. „Das kann es nicht sein“, befand der 55-Jährige, der zuvor bereits die gesamte IT des mittelständischen Pharmaunternehmens modernisiert hatte.

500 SOP-Anwender

Nun nahm er sich der SOP-Verwaltung an. Zu tun gab es da in seinem Haus viel: Rund 500 SOP-Anwender, mehr als 700 SOPDokumente und nach alter Väter Sitte verwaltet. Und das Ganze in einem Pharmaunternehmen, das auch Lohnfertigung macht und damit sehr stark im Fokus von Behörden und Kunden steht. Validierungen, Zertifizierungen, Audits, für das ca. 500-Mitarbeiter große Unternehmen aus dem Saarland ist das Alltag. „Wir haben regelmäßig externe Audits im Haus“, sagt Ivica Saric.

Gängige DMS haben Mängel

Der erfahrene EDV-Mann sah sich mehrere Dokumenten-Management-Systeme an wurde aber nach eigenen Angaben nicht glücklich. Ein DMS könne drei Viertel der Anforderungen abdecken, „aber die Würze liegt in den restlichen 25 Prozent“, weiß Ivica Saric. Den gängigen DMS-Systemen
fehle die Übersichtlichkeit, die Möglichkeit, die Anwendung auf die jeweilige User-Rolle zuzuschneiden und eines wollte Saric auf keinen Fall in seinem Unternehmen haben: Ein neues System, das die die Mitarbeiter auf Grund fehlender Usability ablehnten. Also ging die Suche weiter und Ivica Saric fand SOP-Guard. „Das war genau das, was wir gesucht haben“, berichtet der IT-Mann. „Übersichtlich mit dezidierten Funktionen,

„Ein Dokumenten-Managementsystem kann drei Viertel der
Anforderungen abdecken, aber die Würze liegt in den restlichen
25 Prozent.“

  Ivica Saric
Leiter IT
Ursapharm Arzneimittel GmbH

keiner sieht etwas, was er nicht wirklich braucht“, lobt Saric. Beeindruckend fand er zugleich die „Out-of-The-Box“-Validierungsmöglichkeit, die das System mitbringt. Dank einer „hervorragenden Dokumentation“ könne man bei Validierungen und Audits den eigenen Aufwand sehr stark reduzieren und damit Geld und Zeit sparen. Saric ließ sich SOP-Guard gemeinsam mit 15 Vertretern der Fachabteilungen – von der Produktion über die technische Redaktion bis hin zur Logistik – in einem Webcast vorführen. Das Ergebnis nach seinen Worten: „Überall leuchtende Augen“. SOP-Guard, da der Eindruck der Ursapharm-Verantwortlichen, könne helfen, die SOP-Verwaltung in dem Unternehmen radikal zu reformieren.

Kurze Setup-Phase

Zwei Wochen nach Bestellung war SOPGuard bei Ursapharm lokal installiert. Saric selbst nahm die Validierung und Risikoprüfung der Software vor. „Eine hervorragende Dokumentation und Begleitunterlagen“ hätten den Vorgang vereinfacht, sagt Saric, nach zwei Wochen konnte er grünes Licht für den Einsatz von SOP-Guard geben.

„Anwender schlicht begeistert“

SOP-Guard ging nach einer kurzen Migrationsphase Anfang 2016 für mehr als 500 Mitarbeiter in Betrieb. Seitdem herrscht bei Ursapharm eine andere Einstellung gegen über dem Thema SOPs. „Prozessowner  und Anwender sind schlicht begeistert“, sagt Ivica Saric. Heute sei die Aktualität jederzeit sichergestellt, es herrsche „klare Ordnung“ und maximale Transparenz. Das System erinnere jeden daran, was er zu tun habe, Regularien würden exakt einige halten, es werde zeitgerecht und pünktlich geschult. Lücken werden heute mit dem System schnell entdeckt, früher wären sie verborgen geblieben. Das bedeutet, dass das optimierte SOP-Management direkt dazu führt, dass die Qualität in allen Prozessen des Unternehmens weiter steigt.

Entspannte externe Prüfer

Ivica Saric gefällt vor allem die „volle Transparenz“, die ihm SOP-Guard liefere: Alle Vorgänge seien dokumentiert und mit wenigen Mausklicks abrufbar. Kommt es beispielsweise zu einem Audit, müsse man sich um das Thema SOP keine Gedanken machen, denn sie lassen sich mit dem System sehr einfach für den Audit vorbereiten. Und auch die externen Prüfer würden schon mal entspannter schauen, wenn sie sehen, dass 

Ursapharm SOP-Guard im Einsatz hat. Der IT-Chef von Ursapharm nennt Beispiele für den großen Sprung in Sachen SOP-Qualität in seinem Unternehmen: Früher konnte es passieren, dass Arbeitsanweisungen in einem benachbarten, betroffenen Fachbereich nicht angepasst wurden,
wenn in einem anderen Fachbereich eine Arbeitsanweisung geändert worden ist. Heute ist das dank der Verweise zwischen den Arbeitsanweisungen unmöglich.  Wenn Mitarbeiter das Haus verließen, konnte man nicht auf Anhieb erkennen, wo die SOPs abgelegt worden sind und vor allem, wie aktuell sie sind. „Eine Sorge der Vergangenheit“, sagt Saric. „Großen Mehrwert“ liefern aus seiner Sicht auch die dynamischen Wasserzeichen, mit denen SOP-Guard die Dokumente versieht. Anhand des Wasserzeichens kann der Betrachter sofort erkennen, in welchem Status sich der Prozess befindet. Es wird verhindert, das das Dokument falsch eingesetzt wird.

Schnelle Antworten aus Österreich

„Es sind solche Feinheiten, die bei SOPGuard den Unterschied machen“, sagt Ivica Saric. Man merke einfach sehr schnell, dass das Werkzeug von Menschen entwickelt und betreut wird, die aus dem Qualitätsmanagement kommen. „Bei aiti-works kennt man einfach unsere Probleme und Anforderungen und entwickelt darauf Antworten.“ Mit den Reaktionszeiten des Software-Herstellers ist der Kunde dabei auch zufrieden. Sei es in dringenden Fällen per Telefon oder wenn es nicht so eilig ist per E-Mail – Saric bekommt nach eigenen Angaben immer schnell eine Antwort aus Österreich. Und oft lassen sich Probleme mit wenigen Mausklicks auf der Administrationsebene lösen. So fand Saric etwa einen Hinweis auf die „Pool-Review“-Funktion in SOP-Guard sehr hilfreich, ihm konnte auch auf Anhieb geholfen werden, als er Prüfer und Genehmiger als die gleiche Person ermöglicht haben wollte. Saric: „Obwohl es sich um eine Standard-Software handelt, lässt sie sich individuell an die Bedürfnisse anpassen.“

„Als Kunde gut aufgehoben“

Mittlerweile hat Saric auch einen Punkt gefunden, den er gerne verbessert haben würde. Der IT-Mann wünscht sich in der Anwendung eine dezidierte Benutzerverwaltung auch auf Abteilungsebene. Nicht auszuschließen ist es, so berichtet er, dass die Anregung in einem der nächsten Releases umgesetzt sein wird. Sarics Fazit: „Man fühlt sich bei diesem Produkt als Kunde einfach sehr gut aufgehoben.“

Katharina StadlerCase Study – Ursapharm GmbH